Wallester Business Card
- Årsgebyr 0 kr
- Uttaksgebyr 2,00 % (min 25 kr)
- Valutapåslag 2,00 %
- Mobilbetaling
Når regnes en reise som forretningsreise?
La oss først avklare hva en forretningsreise faktisk er. I skattemessig forstand handler det om yrkesrelatert aktivitet utenfor det vanlige arbeidsstedet – altså enhver reise som har et forretningsmessig formål, som kundemøter, konferanser eller messer.
Typiske kostnader som transport, overnatting og diett kan – avhengig av dokumentasjon eller gjeldende satser – føres som drifts- eller representasjonskostnader. Det avgjørende er at reisen er yrkesmessig nødvendig og ikke skjer i umiddelbar nærhet til arbeidsplassen. I privat sektor kalles dette en forretningsreise, mens det i offentlig sektor omtales som en tjenestereise.
Før avreise
Når du vet hva reisen gjelder, starter planleggingen. Gode forberedelser sparer tid, penger og ikke minst nerver. Det er viktig å vite hvor reisen går, hvor lenge den varer, og hvilke kostnader som forventes.
Betalinger i euro er gebyrfrie, men utenfor eurosonen kan du møte på et valutapåslag. Ha slike gebyrer i bakhodet for å planlegge realistisk. Les mer om hvordan du finner kredittkort uten valutapåslag som passer for forretningsreiser.
Før avreise bør du kontrollere følgende:
- Er pass eller ID fortsatt gyldig?
- Trengs det visum for reisemålet, og hvor lang er behandlingstiden?
- Er førerkortet gyldig i landet, eller trengs internasjonalt førerkort?
- Er firmakortet aktivert og med riktig beløpsgrense?
- Hvilken valuta brukes, og er kortet klargjort for dette?
Moderne utgiftshåndtering på forretningsreisen
Når reisen er planlagt, gjelder det å klargjøre firmakortene. Tenk deg at du sender ti medarbeidere fra salgsavdelingen til en messe.
Med Wallester Business kan du opprette et virtuelt kort for hver medarbeider på få minutter. Det passer perfekt for å bestille fly, hotell og leiebil. Hvert kort kan ha en individuell grense, f.eks. 1 200 euro for reise- og oppholdskostnader. I tillegg kan du opprette et felles teamkort, f.eks. med 800 euro til taxi og måltider.
For betalinger på stedet er fysiske kort ofte praktiske. I gratisversjonen av Wallester kan du utstede ubegrenset antall og legge dem direkte til i digitale lommebøker som Apple Pay eller Google Pay. Ansatte slipper dermed å legge ut med egne kort.
Under forretningsreisen
Når teamet er på reisefot, bør utgiftshåndteringen være så enkel og oversiktlig som mulig. På forretningsreiser oppstår mange ulike utgifter og kvitteringer: flybilletter, hotellregninger, taxikvitteringer, parkering, måltider og inngangsbilletter. En strukturert kvitteringshåndtering er derfor avgjørende.
I apper som Wallester kan kvitteringer registreres digitalt rett etter betaling. Et bilde er nok – appen lagrer kvitteringen med beløp, dato og kortreferanse. Det er også mulig å tilordne kvitteringer til bestemte prosjekter eller avdelinger, slik at alle utgifter kan knyttes tydelig til riktig team.
Klare kategorier forenkler regnskapet
Når alle kvitteringer er digitalt lagret, gjelder det å holde orden. Tydelig kategorisering gjør det lettere å se hva budsjettet faktisk har gått til. Særlig ved lengre reiser eller større grupper er dette svært nyttig.
I Wallester kan betalinger merkes som f.eks. hotell, mat eller transport. Dermed får du raskt oversikt over kostnadsfordelingen. Du kan også sette egne grenser per kategori – dette gjør budsjettstyringen enklere og regnskapet mer oversiktlig.
Reis effektivt
Selv under reisen finnes det mange måter å redusere kostnadene på, uten at det går på bekostning av komforten. Litt planlegging kan spare både penger og miljø.
Sparetips under reisen:
- Planlegg måltider – velg overnatting med frokost inkludert eller rimelige dagsmenyer.
- Bruk kollektivtransport eller delte kjøreturer i stedet for taxi.
- Benytt bonusprogrammer for poeng og rabatter.
- Bruk firmakort for å følge utgifter i sanntid og holde deg innenfor grenser.
- Betal i euro der det er mulig, for å unngå valutapåslag.
- Digitale kvitteringer sparer papir og reduserer administrasjon.
Etter forretningsreisen
Etter hjemkomst gjenstår siste steg: avregningen.
Kvitteringer bør kontrolleres og registreres så snart som mulig – helst innen få dager. I appen kan de enkelt sjekkes, tilordnes prosjekter og kompletteres med eventuelle manglende opplysninger.
Data kan deretter eksporteres som CSV-, Excel- eller PDF-filer. Via integrasjoner kan informasjonen automatisk synkroniseres med regnskaps-, ERP- eller HR-systemer. Resultatet er korrekte, oversiktlige og transparente reiseregnskap.
Digitale løsninger som firmakort gjør det enklere å samle kvitteringer, holde oversikt og eksportere data direkte til regnskapet.
De 5 vanligste feilene i reisekostnadsstyring
Selv godt organiserte forretningsreiser kan stoppe opp dersom utgiftshåndteringen ikke fungerer. Hvis en ansatt for eksempel betaler taxi i kontant og mister kvitteringen, mangler nødvendig dokumentasjon i regnskapet. Uten moderne verktøy som Wallester oppstår slike problemer lett.
Vanlige feil:
- Manuelle prosesser og tapte kvitteringer – papir og Excel fører ofte til feil og forsinkelser.
- Uklare retningslinjer og manglende grenser – ansatte vet ikke hva de kan betale med firmakortet.
- Private utgifter med firmakort – skaper forvirring og ekstraarbeid.
- Uforutsette valutagebyrer – 2 % kan bli betydelig ved større beløp.
- Manglende reservekort – kan sette teamet i en vanskelig situasjon ved tap eller sperring.
Les også: Fordelene med firmakort for bedrifter – slik kan digitale løsninger spare både tid og penger.
Ofte stilte spørsmål
Jan Yngve er en dyktig journalist som spesialiserer seg på personlig økonomi, spesielt kredittkortindustrien. Han har en mastergrad i økonomi og ledelse og har jobbet som journalist i flere år. På Kredittkort360.com er kredittkortfordeler hans spesialitet. I tillegg er han ansvarlig for alle guidene våre.
Favorittkort: TF Bank Mastercard
Kreditkarten360.com/guides/geschftsreiserichtigplanen/